Comme nous le signalons dans la section Considérer les coûts, il peut être valable d’embaucher des employés qui sont à l’aise avec les médias sociaux et les TIC, et d’investir temps et argent pour accroître les capacités de votre organisme en ce qui a trait à ces outils. En plus de cette approche plus formelle, un excellent moyen d’apprendre le fonctionnement d’un nouveau média social ou plateforme de TIC est tout simplement de l’utiliser (et cela est particulièrement avantageux dans le cas de plateformes et technologies gratuites, car vous n’avez pas à investir des fonds de démarrage afin de pouvoir les mettre à l’essai).

Si vous êtes curieux au sujet d’Instagram et si vous croyez que ce pourrait être une plateforme utile à votre organisme, le meilleur moyen est d’ouvrir un compte sur Instagram et de vous mettre à explorer. Ceci vous permettra d’apprendre les divers éléments et fonctions de cette plateforme – comment se connecter, afficher des photos et les modifier, ajouter des commentaires d’accompagnement et se connecter à d’autres utilisateurs. Pour l’essentiel, à moins que vous ayez commencé à utiliser activement le médium et à vous connecter à d’autres, vos efforts préliminaires n’ont pas à être visibles de façon très publique.

En plus de faire vos propres tentatives, il peut être très utile de voir comment d’autres personnes utilisent ces plateformes et technologies; alors, investissez une partie de votre temps d’exploration à chercher et examiner ce que font d’autres utilisateurs. Que font-ils qui semble fonctionner bien et moins bien? Comment les utilisateurs interagissent-ils? Y a-t-il des forums et des babillards de discussion (officiellement associés à la plateforme/technologie, ou pas), où des gens livrent des témoignages et y réagissent, ou discutent de problèmes et d’idées?

Les influenceurs dans les médias sociaux et TIC peuvent avoir des trucs et leçons très utiles à vous communiquer, pour l’optimisation de votre usage des médias sociaux et TIC. Vous ne pouvez peut-être pas vous payer les services d’une équipe et de conseillers en médias sociaux et en TIC, mais la famille Kardashian en a les moyens. Vous pourriez vouloir examiner des influenceurs accomplis, ceux qui ont réussi à s’attirer un grand bassin d’abonnés; et apprendre en regardant ce qu’ils font, comment ils utilisent les plateformes, quel type d’information ils diffusent, et de quelle manière ils s’y prennent.

Il peut être utile de renforcer les capacités de votre organisme ainsi que les vôtres, en ce qui concerne les médias sociaux et les TIC, mais il y a de bonnes chances que vous deviez faire appel aux services de consultants spécialisés pour certaines des facettes plus techniques de ce travail. Encore ici, être relativement familiarisé et/ou ouvert à la technologie peut faciliter ce processus, car cela vous rendra plus facile d’exprimer vos besoins et vos idées aux spécialistes, et de comprendre leurs suggestions et idées également.

Comme nous le découvrons dans l’étude de cas de la CISD, concernant son virage vers un bureau virtuel, l’organisme avait beau avoir une relation existante avec l’équipe externe de technologies d’information, il a quand même fallu reconfigurer son approche communicationnelle dans le contexte de cette entreprise technologique majeure. Elle a maintenu une étroite communication avant, pendant et après la transition au bureau virtuel, s’assurant également que tout le monde était tenu informé et que tous les termes et concepts étaient clairement définis et compris par toutes les parties. Il se peut que vous ne compreniez pas tous les termes et processus techniques des médias sociaux et des TIC, mais il est important de prendre le temps de parler en détail de ces questions avec les spécialistes qui sont là pour vous aider – car ceci assurera non seulement que vous soyez sur la même longueur d’onde, mais aussi vous apprendrez probablement quelques nouvelles choses et votre capacité sera renforcée du même coup.

Toute personne qui a utilisé des technologies dans le contexte du travail a probablement fait ou entendu une blague ou un commentaire au sujet des limites de la technologie au travail. Que ce soit un webinaire où le son ne fonctionnait pas, ou un ordinateur qui gèle lorsque vous voulez transmettre une importante demande de financement, ou encore une application qui a cessé de fonctionner parce que vous n’avez pas fait la mise à jour de votre téléphone, lorsqu’il s’agit de technologie il peut arriver que des choses fonctionnent mal, et cela se produit.

Comme nous l’avons souligné plusieurs fois, les interventions de médias sociaux et de TIC nécessitent une planification minutieuse et ceci s’applique également aux aspects techniques. À mesure que vous développez votre projet ou votre nouvelle aventure dans un nouveau média social ou une nouvelle TIC, assurez-vous de considérer minutieusement les exigences technologiques pour que l’initiative fonctionne. En plus de vérifier si vous avez accès aux outils qui vous permettront de développer initialement le projet, et de confirmer s’ils sont pertinents pour le public que vous tentez de joindre (voir Choisir les bons médias), vous devriez également vous assurer qu’ils sont à jour au moment du lancement. À ce moment, il peut être utile de vous tourner vers vos spécialistes pour vérifier si tout est en place et prêt à utiliser. Comme mesure additionnelle de sécurité, vous pourriez vouloir développer un plan de rechange, et trouver des outils alternatifs ou des solutions en cas de problème.

En présence de problèmes (et il y en aura probablement), soyez honnêtes et transparents avec votre public, au sujet de ce qui arrive et de ce que vous faites pour résoudre la situation. Vous pourriez perdre quelques abonnés en cours de route, mais au bout du compte l’honnêteté est sans contredit la meilleure politique.